การประชุมและการจัดงานสัมมนา เป็นส่วนนึ่งที่จะช่วยให้องค์กร และบุคลากรในองค์กรแต่ะละที่ มีวคามเจริญก้าวหน้ามากกว่าเดิม ยิ่งจัดบ่อยมากเท่าไหร่ บุคลากรในองค์กรก็จะมีประสิทธิภาพ มีคุณภาพมากขึ้น โอกาสที่ความก้าวหน้าขององค์กรก็มีมากขึ้น บริษัทหรือองค์กรใหญ่ๆ จึงมีการพัฒนาบุคคลากรอยู่เสมอ ด้วยการประชุมและสัมมนา
และสิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับการจัดงานประชุม หรืองานสัมมนาก็คือ การเตรียมห้องประชุมสัมมนา ให้มีความพร้อมสำหรับการจัดงานประชุม ทั้งสถานที่และอุปกรณ์ข้าวของทุกอย่าง จะต้องมีความพร้อม เพราะถ้าขาดอย่างใดอย่างหนึ่ง การจัดงานในครั้งนั้น ก็อาจจะไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร อุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการจัดห้องประชุมสัมมนา ก็มีดังต่อไปนี้
-ห้องประชุมที่เหมาะสม การจัดงานประชุมแต่ละครั้ง สถานที่ในการจัด หรือว่าห้องสำหรับการจัดงาน จะต้องมีพอเพียง สำหรับผู้ร่วมงานทุกคน เช่นเก้าอี้สำหรับนั่ง จะต้องไม่ให้ผู้เข้าร่วมงานคนใดคนหนึ่ง รู้สึกว่าตัวเองไม่สะดวกสบาย เพราะห้องประชุมคับแคบ หรือสถานที่ไม่เพียงพอ วิธีแก้ไขก็คือ ก่อนการจัดงานจะต้องมีการสำรวจจำนวน ของผู้ที่จะข้าร่วมประชุมก่อน เพื่อจะได้จัดเตรียมเอาไว้ให้พอเพียง
-ไมโครโฟนและเครื่องเสียง เป็นสิ่งที่จำเป็นที่ขาดไม่ได้เลย เพราะถ้ายิ่งมีผู้ที่เข้าร่วมงาน จำนวนมากเท่าไหร่ และไม่มีไมโครโฟนหรือว่าเครื่องขยายเสียงเข้ามาช่วย อาศัยการพูดด้วยปากเปล่าเพียงอย่างเดียว ก็คงไม่ได้ยินกันอย่างทั่วถึงแน่นอน โดยเฉพาะคนที่อยู่ด้านหลัง ยิ่งห้องประชุมมีขนาดใหญ่ และมีผู้ร่วมงานเยอะ อุปกรณ์ก็ต้องมีประสิทธิภาพมากขึ้น
-จอโปรเจกเตอร์และเครื่องฉาย จะเป็นตัวช่วยให้การจัดห้องประชุมสัมมนา มีประสิทธิภาพมากขึ้นเพราะจะช่วยเพิ่มเติมรายละเอียดต่างๆ ที่นอกเหนือกจากการบรรยายได้เป็นอย่างดี ห้องประชุมที่ดี จึงต้องมีจอเอาไว้รองรับด้วย เพื่อให้ผู้ที่เข้าร่วมประชุมได้เห็นการบรรยาย อย่างทั่วถึง ถ้าเป็นนห้องประชุมหรือสัมมนา ที่มีขนาดใหญ่ จอก็ต้องใหญ่ไปด้วย เพื่อให้เห็นกันอย่างทั่วถึง
-พอยเตอร์ เป็นตัวช่วยสำคัญสำหรับผู้บรรยาย ที่จะช่วยให้ผู้ที่เข้าร่วมประชุม หรือฟังงานสัมมนา ได้เข้าใจ และเห็นสิ่งที่ผู้บรรยายต้องการอยากจะสื่อ ไปพร้อมๆกัน เพราะลำพังจะใช้ไม้สำหรับชี้อย่างเดียว ก็อาจจะไม่พอเพียง เพราะถ้าเป็นจอขนาดใหญ่ ก็อาจจะทำอย่างนั้นไม่ได้ การใช้เลเซอร์พ้อยเตอร์ จึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด ในการประกอบการบรรยาย
-อินเตอร์เน็ต ถือว่าเป็นความจำเป็นอย่างมาก สำหรับห้องประชุมสัมมนา ในยุคนี้ เพราะต้องอาศัยเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาช่วยในการหาข้อมูลเพิ่มเติม เช่นผู้เข้าร่วมงาน ต้องการจะหาข้อมูลเกี่ยวกับการประชุม ก็สามารถที่จะค้นหาจากมือถือของตัวเองได้เลย ถ้าไม่มีอินเตอร์เน็ตเข้ามาช่วย ก็อาจจะไม่สะดวกสำหรับผู้ที่เข้าร่วมประชุม การประชุมก็อาจจะไม่ได้ผลเท่าที่ควร
ทั้งหมดนี้ถือว่าเป็นหัวใจสำคัญ ของการจัดห้องประชุมสัมมนา ในยุคปัจจุบันเลยก็ว่าได้ ถ้าอยากจะให้งานประชุมหรือว่างานสัมมนา ประสบผลสำเร็จ และมีประสิทธิภาพสูงสุด อันดับแรกก็ต้องจัดเตรียมการประชุมทุกอย่างให้พร้อม และประชุมให้พร้อมเสียก่อน สำหรับเนื้อหาในการประชุม ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่ง ที่ต้องมีการวางแผนเอาไว้ล่วงหน้าเหมือนกัน ว่าจะมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง